privacy - & cookie-verklaring

In dit document informeren wij u over de gegevens die wij over u verzamelen, waarom wij dat doen, hoe wij met die gegevens omgaan, met wie wij die gegevens delen en wat uw rechten zijn.

Waarom

Bij uw aanmelding als nieuwe patiënt hebben wij u verzocht om informatie over uzelf. Contactgegevens hebben we nodig om u te bereiken, om afspraak herinneringen te sturen en om u goed en vlot van dienst te kunnen zijn. Ook noteren wij uw voorkeur- en adresgegevens voor het ontvangen van nota’s.

Daarnaast vragen wij u om gegevens over uw mondzorggeschiedenis en uw algehele gezondheid. Deze gegevens heeft de orthodontist nodig om een goede beoordeling te maken, een diagnose te stellen en de behandeling te kiezen die het beste past bij u als persoon om voor u tot de beste resultaten te komen. U deelt deze medische gegevens met ons omdat die informatie noodzakelijk voor ons is om een goede mondgezondheid voor u te waarborgen. U bent dan ook verplicht deze gegevens naar waarheid aan ons te verstrekken. Daarnaast wordt soms ook informatie over uw beroep of over bijvoorbeeld bepaalde hobby’s meegenomen bij de vraag welk type beugel het beste bij u past. De grond voor het verwerken van uw persoonsgegevens wordt genoemd in artikel 6 lid 1 sub b van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), het is nodig voor het uitvoeren van de overeenkomst tussen ons.

Externe Bronnen

Op basis van uw geboortedatum en uw postcode, proberen wij uw adresgegevens te achterhalen door in te loggen in een centrale website voor zorgverzekeraars. Ook vragen wij in sommige gevallen informatie op bij uw tandarts. Denk aan een verwijsbrief of een recent gemaakt röntgenfoto.

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden

Verder verstrekken wij uw persoonsgegevens alleen aan derde partijen indien u daar zelf toestemming of opdracht voor heeft gegeven. Gegevensverstrekking zonder uw toestemming vindt plaats indien dat noodzakelijk is om de overeenkomst tussen u en ons uit te kunnen voeren of een wettelijke verplichting ons dat voorschrijft.

Bewaartermijn

De verplichte bewaartermijn voor medische dossiers is 15 jaar. Echter, de retentiebeugel, die we na afloop van de behandeling bij u plaatsen om het behandelresultaat in stand te houden, dient u de rest van uw leven in te houden. Uw tanden kunnen uw hele leven gaan bewegen en verplaatsen. Het komt regelmatig voor dat patiënten na 10, 20 of 30 jaar bij ons terugkomen omdat er iets is met de retentie beugel. Deze kan los zijn gegaan, of een andere type beugel is gewenst. Als u na jaren weer contact met ons opneemt, kunnen wij u het beste helpen als we de gegevens over uw behandeling weer paraat hebben. Om u goed van dienst te zijn, vragen wij u daarom uw toestemming om de belangrijkste gegevens over uw behandeling, zoals type beugel, duur behandeling en het eerder loskomen van de retentie beugel te bewaren. Mocht u bezwaar hebben tegen het behouden van deze informatie in uw dossier, maakt u dit dan kenbaar aan onze functionaris gegevensbescherming.

Behandelzaal

Wanneer u bij ons komt voor een beugel, zal de orthodontist op basis van de gegevens die u verstrekt en op basis van zijn eigen onderzoek, een diagnose stellen. Deze wordt met u besproken in de privacy van zijn behandelruimte. Daarna stelt hij een behandelplan op. Ook dit plan wordt besproken in de privé ruimte van de orthodontist. De orthodontist plaats hier ook de uitneembare beugels.

Het plaatsen van de slotjesbeugels en de controles van alle typen beugels, vindt plaats in onze behandelzaal op de eerste verdieping, zoveel mogelijk door de assistentes van de orthodontist. De vijf behandelstoelen staan naast elkaar en patiënten worden naast elkaar, tegelijkertijd behandeld. Voor deze indeling van de ruimte is gekozen om controles snel en efficiënt te laten verlopen. Hierdoor duurt de gemiddelde controle gemiddeld 10-15 minuten. Doordat maximaal 5 patiënten tegelijkertijd in dezelfde zaal worden behandeld, is er sprake van privacy-risico. Patiënten kunnen elkaar zien en herkennen en het is niet ondenkbaar dat informatie over bijvoorbeeld de voortgang van de behandeling, wordt gehoord door een andere patiënt. Omdat een beugel(behandeling) reeds zichtbaar is voor de omgeving en al onze patiënten dezelfde behandelwens hebben (een mooi, stabiel, goed functionerend gebit), hebben wij gekozen patiënten te vragen dit stukje privacy in te leveren voor de efficiëntie en voortvarendheid van de behandelingen. Wij hebben nog geen klachten ontvangen over het ondergaan van een controle of plaatsen van beugels in dezelfde ruimte als andere patiënten. Mocht u hiertegen wel bezwaar hebben, wendt u zich dan tot onze functionaris gegevensbescherming. Onze praktijk biedt de mogelijkheid alle aangeboden behandelingen ook in een andere ruimte uit te voeren.

Beveiligingsmaatregelen

Om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen hebben wij passende beveiligingsmaatregelen getroffen. Zo werken wij en alle partijen die namens ons uw gegevens verwerken volgens de NEN7510 norm voor informatiebeveiliging.

Uw rechten

Elke keer dat u de praktijk bezoekt, noteren wij in uw dossier wat wij hebben gedaan. Vaak worden afspraken, veranderingen en andere waarnemingen ook genoteerd in uw dossier. Omdat wij deze gegevens over u bewaren, heeft u het recht om de gegevens in te zien, op te vragen, met ons mee te bekijken, correcties aan te brengen of aanvullingen te doen. Ook heeft u het recht ons te verzoeken om uw dossier te verwijderen.

Mocht u bezwaar hebben tegen een bepaalde verwerking, of u wilt dat er iets niet met een collega wordt gedeeld, maakt u dat dan direct kenbaar aan uw behandelaar. Hij of zij zal het uit ons dossier verwijderen of u doorverwijzen naar onze functionaris gegevensbescherming.

Heeft u op een later moment nog vragen of bezwaren tegen de manier waarop wij uw gegevens hebben verwerkt dankunt u uw toestemming voor de gegevensverwerking altijd in te trekken. U heeft op elk moment recht op inzage, rectificatie en het wissen van gegevens. U kunt uw verzoek bij ons kenbaar maken door ons een e-mail te sturen aan info@orthodontiehoofddorp.nl of door telefonisch contact met ons op te nemen via: 023-5695959. Wij streven ernaar om binnen 14 werkdagen op uw verzoek te reageren.

Verwijzingen naar websites van derden (via hyperlinks)

Om u van dienst te zijn hebben wij op onze websites verwijzingen opgenomen naar websites van derden. Wij maken u er graag op attent dat wanneer u deze websites bezoekt, de voorwaarden uit de privacy verklaringen van deze derden van toepassing zijn. Wij raden u aan om de privacy verklaringen van deze websites te lezen voordat u daar verder gebruik van maakt.

Het gebruik van cookies

Voor het functioneren van onze praktijkwebsite maken wij gebruik van cookies. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het device (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het device. Cookies zijn er in verschillende soorten. Wij maken gebruik van de volgende soorten cookies:

  • analytic cookies: om te kunnen analyseren hoe onze website door bezoekers wordt gebruikt en naar aanleiding daarvan verbeteringen te kunnen doorvoeren;

Via onze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de Analytics dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Wij gebruiken deze dienst niet voor ingelogde gebruikers. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten, wij laten de IP-adressen anonimiseren. De informatie die door Google wordt verzameld, wordt overgebracht naar en opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Wij hebben geen verwerkersovereenkomst met Google gesloten. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Wij hebben geen invloed op het gebruik van de data door Google en/of derden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien zij hiertoe wettelijk worden verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerkt. Google houdt zich aan de privacybeginselen van en zijn aangesloten bij Privacy Shield van het Amerikaanse Ministerie van Economische Zaken en de Europese Commissie. Voor meer informatie over deze gegevensverwerking kunt u de privacy verklaring van Google lezen.

In uw browser kunt u de instellingen rond het gebruik van cookies desgewenst aanpassen. Ook kunt u eventueel handmatig cookies verwijderen. Dit leest u na in de handleiding van uw browser.

 

Klacht indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens

Mocht u onverhoopt niet tevreden zijn over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht hierover indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit persoonsgegevens vindt u hier: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacy- en cookieverklaring aan te passen. Deze wijzigingen zullen via onze praktijkwebsite bekend worden gemaakt. Wij raden u daarom aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Onze contactgegevens

Heeft u nog vragen of opmerkingen na het lezen van deze privacy- en cookieverklaring? Dan kunt u hiervoor contact met ons opnemen via de onderstaande contactgegevens:

info@orthodontiehoofddorp.nl, 023-5695959, vraagt u dan naar de praktijkmanager.